Wzmocnienie działań międzynarodowych na Uniwersytecie WSB Merito we Wrocławiu

Zapytanie ofertowe nr 02/05/2025/WTP/GZ

 

Data publikacji: 13.06.2025

Kompletna treść zapytania ofertowego załączona jest poniżej. Wykonawca zobowiązany jest do zapoznania się z pełną treścią zapytania ofertowego i załącznikami do niego.

 

1. Zamawiający: Uniwersytet WSB Merito we Wrocławiu, ul. Fabryczna 29-31, 53-609 Wrocław, wpisany do Ewidencji Uczelni Niepublicznych pod numerem 46, NIP: 894-24-50-411, REGON: 931893307.
 

2. Tryb udzielenia zamówienia
Postępowanie o udzielenie zamówienia jest prowadzone w oparciu o Podręcznik beneficjenta dla programów Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej (Programy dla Instytucji Warszawa, październik 2023 r.).
Postępowanie nie jest prowadzone w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo Zamówień Publicznych. 

 

3. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i wdrożenie rozwiązań informatycznych w środowisku MS Office 365 Zamawiającego w następującym zakresie:

• aplikacja do wspierania procesu mentoringu dla studentów,
• ChatBot dla studenta zagranicznego na potrzeby Welcome Center,
• zautomatyzowanie przygotowania odpowiedzi na maile wysyłane przez studentów zagranicznych do Welcome Center. 

Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia określają załączniki nr 1 i nr 1a.

 

​​​​​​Miejsce i termin wykonania zamówienia 

• Miejsce dostarczenia i realizacji zamówienia: Uniwersytet WSB Merito we Wrocławiu, ul. Fabryczna 29-31, 53-609 Wrocław.
• Termin realizacji przedmiotu zamówienia: do 31.10.2025 r.
• Realizacja przedmiotu zamówienia zostanie potwierdzona protokołem odbioru (protokołami odbioru), który jest podstawą do wystawienia faktury i płatności.

Kod CPV: 72260000-5 Usługi w zakresie oprogramowania

 

4. Warunki udziału w postępowaniu

 

4.1 Wiedza i doświadczenie
Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał w sposób należyty minimum 1 usługę polegającą na przygotowaniu i wdrożeniu rozwiązania informatycznego w środowisku MS Office 365 na kwotę min. 100 000 zł brutto.
Na dowód spełniania powyższego warunku Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wraz z Formularzem Oferty:

• Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego – Wykaz usług, w którym Wykonawca wskaże zamówienie spełniające ww. warunki określone w pkt 4.1.
• Referencje bądź inne dokumenty np. protokoły odbioru dla zamówień, o jakich mowa w 4.1. pkt, wystawione dla Wykonawcy przez odbiorcę tego zamówienia, potwierdzające jednoznacznie, że to zamówienie zostało wykonane należycie.

Referencje powyższe (bądź inne dokumenty np. protokoły odbioru) muszą być wystawione przez podmiot, na rzecz którego wykonywane były usługi.

 

4.2 Uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności
Nie dotyczy.

 

4.3 Potencjał techniczny 
Wykonawca musi posiadać potencjał techniczny, który umożliwi realizację przedmiotu zamówienia.

 

4.4 Sytuacja ekonomiczna i finansowa 
Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej terminowe wykonanie przedmiotu zamówienia.

 

4.5    Dodatkowe warunki.

Szczegóły w zapytaniu ofertowym załączonym poniżej.

 

4.6 Sposób dokonania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu 
Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu wymaganych od Wykonawcy zostanie dokonana według formuły spełnia – nie spełnia na podstawie złożonych przez Wykonawcę oświadczeń i dokumentów. 
Jeżeli Wykonawca nie będzie spełniać warunków udziału w postępowaniu, zostanie wykluczony z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.

 

5. Wykluczenia z udziału w postępowaniu

 

5.1. Brak powiązań osobowych i kapitałowych

5.2 Wykonawca nie znajduje się w stanie likwidacji ani nie ogłoszono upadłości.

5.3 Wykonawca nie jest osobą fizyczną prawomocnie skazaną za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego lub za inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.

5.4 Wykonawca nie jest osobą prawną, której urzędujących członków władz skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego albo inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.

5.5 O udzielenie niniejszego zamówienia nie mogą się ubiegać Wykonawcy, w stosunku do których zachodzą przesłanki wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2024 r. poz. 507).
 

Pełny, szczegółowy zakres wykluczeń oraz sposób potwierdzenia przez Wykonawcę braku przesłanek do wykluczenia z postępowania zawiera załączone zapytanie ofertowe.

 

6. Lista dokumentów wymaganych od Wykonawcy 
6.1 Lista dokumentów, które Wykonawca zobowiązany jest złożyć w odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe:
a)    Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego - Formularz Oferty – wypełniony i podpisany przez Wykonawcę lub osobę/osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy. 
b)    Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego – Oświadczenia – wypełniony i podpisany przez osobę/osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy.
c)    Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego – Wykaz usług - wypełniony i podpisany przez osobę/osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy.
d)    Dokumenty, o których mowa w punkcie 5.2.
e)    Dokumenty potwierdzające uprawnienia osób do podpisania oferty, jeżeli nie wynika to z dokumentów rejestrowych. 
f)    Pełnomocnictwo dla osoby fizycznej reprezentującej Wykonawców wspólnie występujących w postępowaniu lub pełnomocnictwo dla osoby fizycznej reprezentującej osobę prawną, która reprezentuje Wykonawców wspólnie występujących w postępowaniu. 
g)    Umowa konsorcjum lub inna umowa regulująca współpracę podmiotów gospodarczych wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia.
6.2 Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez Zamawiającego w punkcie 6.1 w podpunktach b), c), d), e), f), g), oświadczeń i dokumentów albo którzy złożyli wymagane oświadczenia i dokumenty zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba, że oferta będzie podlegała odrzuceniu lub postępowanie będzie podlegało unieważnieniu.

 

7. Sposób przygotowania i składania ofert

Ofertę - dokumenty wskazane w punkcie 6. Zapytania ofertowego (Formularz oferty wraz z załącznikami i innymi dokumentami) należy przesłać na adres: grzegorz.ziemkiewicz@wroclaw.merito.pl do dnia 24.06.2025 roku. 
Zamawiający dopuszcza:
a)    wydrukowanie, podpisanie i zeskanowanie oferty przez Wykonawcę, 
b)    podpisanie oferty podpisem zaufanym,
c)    podpisanie oferty kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 
Podpis zaufany bądź kwalifikowany podpis elektroniczny może zostać złożony osobno pod każdym plikiem - oświadczeniem Wykonawcy, jak i może zostać złożony jeden podpis obejmujący wszystkie oświadczenia zgromadzone w jednym pliku.
O zachowaniu terminu złożenia oferty decyduje przesłanie jej na adres mailowy: grzegorz.ziemkiewicz@wroclaw.merito.pl. Oferty złożone po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane. 

 

8. Ocena ofert

Szczegóły w załączonym zapytaniu ofertowym.

 

9. Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

Zamawiający dokona oceny ofert i wyboru najkorzystniejszych ofert jedynie spośród ofert niepodlegających odrzuceniu oraz złożonych przez Wykonawców niepodlegających wykluczeniu. Za najkorzystniejsze zostaną uznane oferty, które będą miały najwyższe wartości wyrażone w punktach, tj. Zamawiający przy wyborze ofert, będzie kierował się̨ następującym kryterium:

L.p.	Nazwa kryterium oceny	Maksymalna liczba punktów za kryterium oraz waga	Sposób wyliczenia punktów za kryteria oceny dla danej Oferty
1	Łączna cena brutto w PLN całości przedmiotu zamówienia wskazana w formularzu oferty	100 (waga 100 %)	Liczba punktów za kryterium 1 = najniższa łączna cena brutto w PLN za całość przedmiotu zamówienia wskazana w formularzu oferty spośród ważnych ofert / łączna cena brutto w PLN za całość przedmiotu zamówienia badanej oferty wskazana w formularzu oferty * 100 pkt

 

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów.

 

10. Wynik postępowania

Informacja o wyniku postępowania zostanie umieszczona na stronie internetowej:  https://efs.pl oraz rozesłana na adresy mailowe oferentów.

 

11. Dodatkowe informacje
1)    Zamawiający dopuszcza możliwość zadawania pytań przez Wykonawców. Pytania mogą być zadawane tylko mailowo na adres: grzegorz.ziemkiewicz@wroclaw.merito.pl najpóźniej do dnia 20.06.2025 r. Zamawiający nie będzie udzielał odpowiedzi na pytania przesłane po terminie oraz w inny sposób, niż wskazany wyżej.  
2)    Zamawiający może dokonać zmiany Zapytania Ofertowego. Zmiana zostanie umieszczona na stronie internetowej   https://efs.pl. 
3)    Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych.
4)    Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny na każdym etapie postępowania. Zamawiający może unieważnić postępowanie w szczególności, jeżeli:
•    cena najkorzystniejszej oferty przekroczy środki finansowe, które Zamawiający może przeznaczyć na realizację przedmiotu postępowania,
•    nie zostanie złożona żadna oferta lub wszystkie oferty zostaną odrzucone albo wszyscy wykonawcy zostali wykluczeni z postępowania lub nie spełnili warunków udziału w postępowaniu
•    wystąpiła zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć.
5)    Zamawiający może wydłużyć termin składania ofert.
6)    W związku z wykluczeniem Wykonawcy lub odrzuceniem jego oferty, Wykonawcy nie przysługują środki ochrony prawnej.

 

12. Klauzula informacyjna w przypadku zbierania danych osobowych bezpośrednio od osoby fizycznej, której dane dotyczą, w celu związanym z postępowaniem.
1)    Administratorem danych osobowych jest Uniwersytet WSB Merito we Wrocławiu, ul. Fabryczna 29-31, 53-609 Wrocław.
2)    W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych może się Pani/Pan skontaktować z Inspektorem Ochrony Danych poprzez e-mail: iod@wroclaw.merito.pl.
3)    Dane osobowe będą przechowywane przez okres pięciu lat od dnia 31 grudnia roku, w którym został zatwierdzony końcowy wniosek o płatność w ramach Projektu, a w przypadku Wykonawcy, z którym zostanie zawarta umowa przez okres 10 lat od dnia ustania umowy.
4)    Odbiorcami danych osobowych mogą być odbiorcy uprawnieni do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa, osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja w związku z Zapytaniem ofertowym, inne podmioty, które na podstawie umów podpisanych z Zamawiającym przetwarzają dane osobowe, których administratorem jest Zamawiający.
5)    Dane osobowe będą przechowywane, przez okres niezbędny do realizacji Zapytania ofertowego, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa. 
6)    Podanie danych osobowych nie jest obowiązkowe, ale jest warunkiem niezbędnym do zawarcia umowy.
7)    W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują następujące uprawnienia: prawo dostępu do swoich danych osobowych, prawo żądania ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
8)    Dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji i nie będą profilowane.

 

13. Do pobrania:

 

Zapytanie ofertowe_nr 02_05_2025_WTP_GZ.pdf

Załącznik nr 1 - Specyfikacja.pdf

Załącznik nr 1a - Program mentoringowy_ schemat.png

Załącznik nr 2 - Formularz Oferty_nr 02_05_2025_WTP_GZ.docx

Załącznik nr 3 - Oświadczenia_nr 02_05_2025_WTP_GZ.docx

Załącznik nr 4 - Wykaz usług_nr 02_05_2025_WTP_GZ.docx

 

Wyniki postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Wykonawca wybrany w zapytaniu ofertowym: Subeo sp.zo.o.: ul. Karwińska 11, 52-015 Wrocław, NIP 8961589848

Uzasadnienie wyboru: najwyższa liczba punktów - 100 p.

Cena oferty: 118 695 zł.